香港公司电邮送达指南

最后更新：2026-10-24

香港机构应先从哪里检查？

职员邮箱、公司网站表格及推广平台可能由不同供应商寄件。先列出各来源及负责人，再逐一对照实际退信、标头与服务开通资料。这是一般排查情境，并非具名客户个案。

Gmail 收不到公司电邮或被拒收？SPF、DKIM、DMARC 检查清单

先保留退信内容及实际邮件标头，核对真正寄件服务的 SPF、DKIM 及 DMARC 对齐。只看到 DNS 有记录并不足够；p=none 亦不会阻止 Gmail 过滤或拒收。

1. 列出 example.org.hk 所有寄件来源，包括职员邮箱、网站表格及寄件平台。
2. SPF 列出获准替网域寄件的伺服器，未列出的寄件来源会失败。DKIM 由各寄件服务签署；没有签署的服务便没有 DKIM。DMARC 需要 SPF 或 DKIM 通过，且与 From 网域对齐。p=none 并不会阻止 Gmail 过滤或拒收。
3. 逐项比对邮件标头的 Authentication-Results、From、Return-Path 及 DKIM d=，确认通过并对齐；保留 Gmail 退信原因。
4. Gmail 寄件要求适用于所有寄往 Gmail 的寄件者：所有寄件者须有 SPF 或 DKIM；大量寄件者须有 SPF、DKIM 及 DMARC；推广及订阅邮件亦须提供一键取消订阅。

常见原因

网站伺服器直接寄件通常不在电邮供应商 SPF 内，也没有 DKIM 签署。另有新增寄件平台未完成验证，或 From 与验证网域不对齐。

何时寻求协助？

网站电邮应经机构电邮服务，或设有自己 DKIM 的交易电邮服务寄出。From 固定使用机构网域地址；访客电邮放 Reply-To，切勿放 From。不要把共用网站伺服器加进 SPF。

记录示例

以下仅供说明，不可直接复制至正式设定；请使用供应商为机构提供的值。

From: forms@example.org.hk
Reply-To: visitor@example.net
_dmarc.example.org.hk TXT "v=DMARC1; p=none"

参考资料

• Gmail sender guidelines

网站表格寄出的电邮入垃圾邮件？网站发信的正确设定

网站电邮应经机构电邮服务，或设有自己 DKIM 的交易电邮服务寄出。From 固定使用机构网域地址；访客电邮放 Reply-To，切勿放 From。不要把共用网站伺服器加进 SPF。

1. 在测试环境发送表格邮件，记录网站实际使用的寄件服务；检查 From、Reply-To 及邮件标头。
2. SPF 列出获准替网域寄件的伺服器，未列出的寄件来源会失败。DKIM 由各寄件服务签署；没有签署的服务便没有 DKIM。DMARC 需要 SPF 或 DKIM 通过，且与 From 网域对齐。p=none 并不会阻止 Gmail 过滤或拒收。
3. 网站电邮应经机构电邮服务，或设有自己 DKIM 的交易电邮服务寄出。From 固定使用机构网域地址；访客电邮放 Reply-To，切勿放 From。不要把共用网站伺服器加进 SPF。
4. 用 example.org.hk 固定地址测试，确认该寄件服务的 DKIM 签署及 DMARC 对齐，再核对收件结果。

常见原因

常见原因是网站主机直接寄件、未签署 DKIM，或把访客地址放在 From，造成验证或对齐失败。

何时寻求协助？

如需改网站程式、SMTP 或交易电邮整合，请找网站开发人员配合电邮供应商；iGears 可检查并另行报价修正。

记录示例

以下仅供说明，不可直接复制至正式设定；请使用供应商为机构提供的值。

From: forms@example.org.hk
Reply-To: visitor@example.net
DKIM-Signature: ... d=example.org.hk; s=website; ...

参考资料

• Gmail sender guidelines

Microsoft 365 电邮设定检查：SPF、DKIM、DMARC 与送达

Microsoft 365 邮箱能寄件，不代表网站及其他平台都使用相同寄件路径。先列出所有服务，再核对每一个来源的 SPF、DKIM 及 From 对齐。

1. 从 Microsoft 365 寄一封测试邮件，保存邮件标头及任何退信；记下 example.org.hk 的 From 地址。
2. 按 Microsoft 365 提供的实际值核对 SPF 及 DKIM 记录；不要直接复制另一租户的 DKIM 值。
3. SPF 列出获准替网域寄件的伺服器，未列出的寄件来源会失败。DKIM 由各寄件服务签署；没有签署的服务便没有 DKIM。DMARC 需要 SPF 或 DKIM 通过，且与 From 网域对齐。p=none 并不会阻止 Gmail 过滤或拒收。
4. 再测试网站及其他寄件平台，分开记录结果；唯读检视或荧幕分享即可开始诊断。

常见原因

常见情况是只设定邮箱服务，忽略网站寄件来源；或 DKIM 尚未签署、DMARC 与 From 未对齐。

何时寻求协助？

如无权限或无法辨认寄件来源，请现有 IT 公司协助授予临时 Global Reader 或安排荧幕分享；不要分享密码。

记录示例

以下仅供说明，不可直接复制至正式设定；请使用供应商为机构提供的值。

From: support@example.org.hk
_dmarc.example.org.hk TXT "v=DMARC1; p=none"

参考资料

• Microsoft email authentication

Google Postmaster Tools 怎样使用？可以看到同看不到的资料

先用 DNS TXT 验证网域，才可查看 Google Postmaster Tools。资料只在 Gmail 流量足够时显示；空白或 0% 不能单独证明声誉好坏或邮件进入收件匣。

1. 新增 example.org.hk，将工具提供的验证 TXT 值交由有 DNS 权限的人加入；不要复制示例 token。
2. 完成验证后，查看合规状态、垃圾邮件率、验证、加密及传送错误。
3. 按日期及足够的 Gmail 流量核对资料。依目前可用的合规、验证、传送错误及声誉图表判读；图表通常并非即时更新。
4. 将图表与实际退信及邮件标头一起看；被拒收的邮件未到收件匣，0% 用户回报垃圾邮件不能证明进入收件匣。

常见原因

看不到资料可能是 Gmail 流量不足或图表尚未更新；空白或 0% 垃圾邮件率不能单独证明声誉或送达情况。

何时寻求协助？

如无法完成 DNS 验证或解读退信，请 DNS 管理员及电邮供应商一同核对。免费诊断只在获授权后查看资料。

记录示例

以下仅供说明，不可直接复制至正式设定；请使用供应商为机构提供的值。

example.org.hk TXT "google-site-verification=EXAMPLE_TOKEN_DO_NOT_COPY"

参考资料

• Google Postmaster Tools
• Postmaster Tools dashboards